Novensys - Studiu de caz Termoport
Infiintata in anul 1997, Termoport, companie furnizoare de instalatii de frig si climatizare, reparatii, service si intretinere pentru instalatii frigorifice (service pentru agregate frigorifice marca Thermo King), a devenit un brand de succes pe plan national gratie calitatii deosebite a produselor si serviciilor sale. Asigurand garantia produselor si serviciilor printr-o retea extinsa de service (Bucuresti, Bacau, Cluj-Napoca, Timisoara si Constanta), compania si-a orientat procesele de business pe client, orice produs sau serviciu prestat de Termoport avand la baza rezultatele analizei profilului beneficiarilor sai, a cerintelor si asteptarilor acestora.
Pe masura ce activitatea companiei s-a extins pe plan national, atat ca numar de clienti cat si ca locatii, a devenit evidenta nevoia unui sistem de raportare consolidat in timp real a stocurilor, creantelor si datoriilor. Planul de dezvoltare pe termen lung al companiei a impus ca o necesitate vitala crearea unei noi structuri informatice care sa asigure colectarea, procesarea si structurarea informatiilor in timp real, cu latenta zero, intr-un mod eficient.
Asigurarea unui nivel superior de satisfactie al clientilor, necesitatea atingerii unui nivel superior de eficienta in plan operational, in conditiile extinderii numarului de beneficiari si al retelei de servicii service, coroborate cu cresterea nivelului competitiv al pietei au facut managementul companiei sa identifice rapid nevoia unui instrument informatic de gestiune a resurselor companiei, care sa raspunda cerintelor specifice de business.
Sub presiunea acestor imperative de business, managementul Termoport a inceput procesul de identificare a unei solutii informatice integrate scalabile, capabile sa furnizeze un suport
decizional superior pentru a raspunde rapid la provocarile din piata, precum si vizibilitate si eficienta in plan operational, o aplicatie stabila, cu recomandari locale si perspective de dezvoltare.
Raspunsul optim la toate aceste deziderate l-a reprezentat solutia de management al resurselor companiei, Microsoft Dynamics NAV, care ofera o gama larga de aplicatii integrate end-to-end (prezervand avantajul modularitatii), precum si servicii esentiale pentru eficientizarea relatiilor cu clientii, angajatii, partenerii si furnizorii. Aplicatia ERP (Enterprise Resource Planning) a companiei Microsoft a reprezentat raspunsul optim la cerintele companiei de optimizare a proceselor strategice de business, furnizand un instrument integrat de management financiar, al resurselor umane, al relatiilor cu clientii, al serviciilor after-sales pe intregul lant de distributie, service si suport.
Totodata, prin solutiile superioare de analiza si raportare, aplicatia Microsoft Dynamics NAV a acoperit necesitatile managementului Termoport in ceea ce priveste parametri de acuratete, eficienta si timp de reactie ale actului decizional. In alegerea aplicatiei, un rol decisiv l-a avut si faptul ca principalul partener al companiei Termoport, respectiv firma Thermo King avea implementata aplicatia Microsoft Dynamics NAV.
Totodata, prin imaginea clara asupra intregii afaceri, prin integrarea informatiilor existente la nivelul intregii companii (ceea ce ofera o imagine de ansamblu asupra activitatii), Microsoft Dynamics NAV a reprezentat o garantie a asigurarii unui suport decizional performant (consolidat de accesul in timp real la o mare gama de date de business si de sistemul performant de raportare, care permite managementului sa ia decizii in cunostinta de cauza focalizandu-se asupra principalelor probleme de business), permitand un control eficient al situatiei financiare, gratie instrumentelor complexe de management financiar, care asigura agregarea datelor la nivelul intregii companii, respectiv un control eficient al bugetelor. Flexibilitate crescuta a aplicatiei, care poate fi mapata pe nevoile specifice de
business si particularizata astfel incat sa permita obtinerea unui timp de raspuns optim la schimbarile din piata, precum si caracterul modular al acesteia au reprezentat atuuri importante in alegerea solutiei Microsoft Dynamics NAV de catre Termoport.
Nu in ultimul rand, la definitivarea procesului de identificare a contribuit nivelul ridicat de acceptare din partea utilizatorilor, garantat de faptul ca aplicatiile Microsoft Dynamics colaboreaza nativ cu celelalte aplicatii Microsoft, ceea ce asigura o interfata prietenoasa, care permite un acces facil si o rata de adoptare a solutiei foarte rapida inca din primele zile, perioada de training redusa contribuind la reducerea costurilor de implementare.
In procesul de identificare a partenerului de implementare a solutiei Microsoft Dynamics NAV, compania Novensys s-a impus ca o prima optiune inca din primele faze, gratie numarului mare de referinte cumulate pe piata locala si a nivelului superior de servicii furnizate. Cu o vasta experienta in dezvoltarea si implementarea de solutii software, Novensys este unul dintre cei mai importanti integratori de solutii inteligente pentru managementul informatiilor din Romania si Certified Gold Partner pentru Microsoft, fiind partenerul No 1 al Microsoft in Romania, cu cele mai mari vanzari Microsoft Dynamics NAV si Microsoft Dynamics AX in H1 2007 (anul financiar Microsoft).
Nivelul superior de know-how cumulat, profesionalismul si atitudinea proactiva a echipelor de
implementare ale companiei, numarul mare de proiecte de succes finalizate in timp scurt si cu rezultate optime au reprezentat factorii esentiali care au contribuit la alegerea companiei Novensys ca partener de implementare al solutiei Microsoft Dynamics NAV in cadrul companiei Termoport.
Beneficiile implementarii s-au facut simtite rapid. Atat la nivelul managementului companiei, care a reusit sa obtina un control superior al operatiunilor de service, principala activitate a companiei Termoport, cat si in teritoriu, centrele din tara avand astfel posibilitatea urmaririi mult mai atente a clientilor si solicitarilor, asigurandu-se o crestere semnificativa a gradului de satisfactie.
De altfel, prima etapa de implementare a fost reprezentata de dezvoltarea modulului de service din solutia Microsoft Dynamics NAV, ulterior integrata cu modulele Financiar-Contabil, Vanzari, Stocuri etc.
Practic, prin implementarea Microsoft Dynamics NAV, compania Termoport a obtinut castiguri substantiale, materializate in:
- eficientizarea activitatii de service, prin optimizarea prelucrarii comenzilor;
- un nivel mult mai bun de raspuns la cerintele clientilor, managerii din filiale - de la orice nivel ierarhic - putand reactiona in timp real la solicitarile si schimbarile semnalate de sistem (prin crearea unui sistem de alerte si notificari specific) prin luarea deciziilor potrivite;
- alocarea mult mai eficienta a resurselor umane, de timp si bani, sistemul furnizand rapoarte in timp real pe baza carora se pot redirectiona optim resursele companiei spre activitatile productive;
- cresterea productivitatii si a eficientei, prin repartizarea optima a sarcinilor si economisirea de resurse;
- reducerea erorilor umane, prin automatizarea operatiunilor manuale de rutina, informatia
furnizata avand un nivel ridicat de acuratete, prin eliminarea inconsistentelor;
- un grad superior de flexibilitate, aplicatia asigurand adaptarea rapida la necesitatile de schimbare ale companiei, dar si la modificarile legislative;
- capacitati avansate de trasabilitate, prin intermediul carora se pot urmari activitatile desfasurate la nivel de centru de service si al gradului de solutionare a solicitarilor la nivel de client, facilitandu-se identificarea factorilor de risc care pot genera blocaje;
- reducerea costurilor, prin monitorizarea si ajustarea continua a proceselor mari consumatoare de resurse, dar si prin urmarirea mult mai atenta a termenelor de plata, stocurilor si comenzilor etc.;
- control superior asupra situatiei financiare si posibilitatea urmaririi profitabilitatii la nivel de client;
- o eficienta sporita a actului decizional, prin optimizarea si integrarea proceselor din companie, centralizarea datelor din toate departamentele si filialele Termoport intr-o singura baza de date permitand accesarea operativa si facila a informatiilor, pe baza carora se pot realiza rapid rapoarte si analize pe centre de profit.
Implementarea Microsoft Dynamics NAV de catre compania Novensys a furnizat managementului Termoport o imagine clara asupra afacerii, asigurand un suport decizional de calitate, transpus la nivel practic in economii substantiale de resurse si castiguri la nivel operational, dar si in ceea ce priveste nivelul de satisfactie al clientilor, una din prioritatile companiei beneficiar. De altfel, in etapele ulterioare ale implementarii, Termoport va realiza, alaturi de echipa Novensys, o dezvoltare specifica a aplicatiei de Business Intelligence, precum si implementarea unei infrastructuri hardware, dedicate departamentului
de service.