Novensys - Studiu de caz SERPICO
Nevoia unei noi solutii de automatizare a schimbului de documente electronice intre Serpico si partenerii sai
Novensys impreuna cu partenerul sau Comarch au propus companiei Serpico o solutie de schimb electronic de documente (EDI) avand ca scop reducerea costurilor, imbunatatirea procesului de procesare a comenzilor si reducerea erorilor. Serpico a decis utilizarea unei solutii complexe EDI: Aplicatia ECOD Connector, Aplicatia Web, la care s-au adaugat dezvoltarile dedicate de pe platforma ECOD ce au permis livrarea fisierelor in formatul indicat de Serpico. In timpul analizei a fost identificata nevoia de a inlocui codurile EAN ale unitatilor de vanzare cu codurile EAN de bucata precum si necesitatea calcularii cantitatii comandate in unitatea dorita de Serpico. Astfel Novensys a pus la dispozitia clientului technologia ECOD data-matching pentru a indeplini toate aceste cerinte.
Implementarea unei solutii de automatizare a schimbului de documente electronice intre Serpico si partenerii sai
Proiectul a fost realizat in 3 pasi: dupa ce Serpico si-a declarat intentia de a incepe comunicarea EDI cu partenerii sai via ECOD, primul pas a fost acela de a realiza pe platforma dezvoltarile necesare livrarii fisierelor in formatul agreat precum si adaptarea aplicatiei WEB pentru a permite Serpico administrarea cataloagelor necesare maparilor din platforma. Pasul doi a rezolvat aspectele tehnice iar Serpico a instalat aplicatiile ECOD Connector si Web si a inceput perioada de testare. Ultimul pas a fost trecerea in productie.
ECOD Connector
Este un software dedicat ce permite transmiterea automata a documentelor intre sistemul intern al clientului si platforma ECOD. Transmiterea si primirea documentelor poate fi controlata in conformitate cu un program prestabilit sau poate fi rulata manual dupa dorinta administratorului.
Securitatea serviciului este asigurata de un protocol SSL cu criptare de 128bit.
Aplicatia WEB
Este o interfata WEB based care permite atat primirea de documente cat si realizarea acestora in cadrul aplicatiei. Istoricul documentelor primite si trimise este accesibil utilizatorului intr-un format lizibil si ofera posibilitatea de tiparire. Securitatea este asigurata de un protocol HTTPS cu criptare 128bit.
Solutia implementata pentru Serpico in platforma ECOD a avut ca rezultat o imbunatatire semnificativa in cadrul proceselor operationale si de business:
• reducerea timpului de procesare a comenzii
• reducerea costurilor
• imbunatatirea acuratetii datelor si reducerea erorilor prin eliminarea introducerii manuale de date
Reducerea timpului de procesare a comenzii
• Primirea documentelor trimise catre parteneri se realizeaza in timp real si in conditii depline de securitate.
• Documentele sunt importate automat in sistemul intern Serpico, de unde pot fi procesate imediat de catre operatori.
• Serpico primeste informatiile legate de produse direct in codurile si unitatile de masura necesare.
Reducerea costurilor
• Eliminarea aportului uman in ceea ce priveste sortarea si arhivarea documentelor pe suport de hartie.
• ECOD Connector ofera posibilitatea de a elibera personalul Serpico de introducerea manuala a datelor si le ofera posibilitatea de a se concentra asupra unor task-uri mai importante.
• Reducerea costurilor rezulta si din reducerea erorilor: se elimina timpii necesari cautarii documentelor ce nu au sosit, a erorilor in introducerea de date, etc.
Acuratetea datelor
• Datele transmise prin intermediul ECOD au o acuratete deosebita iar greselile sunt eliminate.
• Serpico primeste notificari prin e-mail atunci cand un nou document este primit in platforma – acest aspect imbunatateste timpul de reactie.
• Serpico are posibilitatea de a isi administra propriul catalog de produse, ceea ce sporeste acuratetea datelor.
„Folosirea aplicatiei Web Edi a optimizat o parte a procesului de facturare, timpul afectat acestui process fiind redus cu 60%, diminuandu-se, totodata, numarul de greseli umane si evitarea problemelor tehnice in comunicarea documentelor dintre partenerii de afaceri (fax).” – au declarat reprezentantii Serpico.