Novensys - Studiu de caz Flanco
Flanco, prin reteaua de magazine, volumul tranzactiilor si prin apartenenta la grupul Flamingo International, este unul dintre liderii sectorului de distributie a produselor electronice si electrocasnice din Romania. Cifra de afaceri a depasit 150 milioane euro
la nivelul anului 2006, iar reteaua de distributie este formata din 97 de magazine specializate. Compania Flanco este cunoscuta astazi in piata pentru indicatorii foarte buni
ai productivitatii la nivel de suprafata magazin si de personal.
Dezvoltarea constanta a companiei pe fondul exploziei comertului cu electrocasnice a scos la suprafata lipsa unui sistem informatic integrat. Se foloseau mai multe aplicatii punctuale, dezvoltate in-house, specifice anumitor operatiuni, ceea ce impunea numeroase sincronizari si importuri/ exporturi de date. Din aceasta cauza nu exista un control strict al informatiilor, rapoarte in timp util si nici posibilitatea unei abordari integrate a afacerii: strategie – procese – resurse – tehnologie. Mai mult, o parte din echipa care dezvoltase aplicatia proprietara nu mai activa in companie.
"Principala problema a fost ca, de fapt, foloseam mai multe sisteme si nu o solutie integrata, iar Flanco crescuse mai mult decat putea suporta o aplicatie creata in-house", considera Cristian Pielescu, IT Manager Flanco la momentul implementarii, actualmente Operations & IT Director la Flamingo International. Astfel s-a luat decizia implementarii unei solutii unice care sa integreze majoritatea proceselor economice si sa rezolve toate nevoile specifice
unui business de retail.
In acest sens, Flanco a demarat un proces de selectie in care, initial, s-au evaluat solutii din toata gama, plecand de la solutii consacrate pe piata externa, pana la solutii dezvoltate de companii romanesti.
A fost aleasa solutia Microsoft Dynamics NAV pentru ca se modela foarte bine pe dimensiunea companiei, dar mai ales pe cerintele de flexibilitate si scalabilitate pe care le are o companie de retail, iar ca partener compania Novensys, care avea o experienta relevanta pe piata de retail.
Mai mult, platforma software instalata de Novensys a fost personalizata printr-o solutie a
unuia dintre partenerii acesteia: compania islandeza LS Retail – specializata in aplicatii retail. Solutia completa, proiectata de Novensys, se axeaza pe ERP-ul Dynamics NAV integrat cu LS Retail, aplicatie ce extinde functionalitatile Microsoft Dynamics NAV cu functii specifice
de gestiune a magazinelor si o aplicatie dezvoltata de Novensys destinata automatizarii activitatii din depozite.
"Pentru Flanco, au fost importante si referintele. Deoarece in Romania, la momentul respectiv, nu fusese finalizata o implementare Navision - LS Retail, am mers alaturi de
Novensys in Austria, la reteaua de magazine de electrocasnice Promarkt. Reteaua Promarkt
cuprinde zece magazine de suprafete mari si, chiar daca are unele procese diferite fata de cele Flanco, pentru mine aceasta vizita a fost decisiva in luarea deciziei ca solutia Dynamics NAV - LS Retail este cea de care avem nevoie", considera Cristian Pielescu.
Implementarea proiectului in primele 90 de magazine s-a finalizat in mai putin de trei luni de la data semnarii contractului, existand si presiunea denominarii monedei nationale din iulie 2005, prin migrarea functionalitatilor de baza. Urmatoarea etapa a constat in introducerea unor functionalitati noi pe fiecare modul in parte pe fondul unei mai bune modelari a fluxurilor de business.
Sistemul propus de Novensys creeaza legatura intre sediul central al companiei Flanco si punctele de vanzare, magazine, si face posibila gestionarea unitara a intregii activitati. Componenta centrala a solutiei o constituie Microsoft Dynamics NAV, ca aplicatie informatica integrata pentru managementul unitar al intregii activitati, complet integrata cu celelalte aplicatii pentru activitatile specifice de retail care se deruleaza in magazinele si depozitele din teritoriu.
Modulele din Dynamics NAV automatizeaza principalele operatiuni ale companiei, vanzarea
catre clienti, aprovizionarea, transferurile de marfa, rapoartele manageriale, contabilitatea samd, permitand, pe de o parte, cresterea eficientei operationale, iar pe de alta parte, scalabilitatea necesara sustinerii dezvoltarii companiei in urmatorii ani.
Chiar daca Dynamics NAV s-a mulat pe procesele de business Flanco, au existat si unele modificari ale fluxurilor de lucru. "Impreuna cu implementarea Dynamics NAV, am
schimbat anumite procese pentru ca era necesara eficientizarea lor, iar aplicatiile vechi nu ne permiteau acest lucru. De exemplu, am schimbat procesul de achizitie, mai exact partea administrativa a acestuia, in sensul ca, in acest moment, activitati ca, de exemplu, introducerea unui furnizor nou, produs nou, a unei comenzi noi sau confirmarea facturii
la receptia marfii se realizeaza in departamentul de achizitii, nu in departamentul de logistica, cum se intampla inainte, fiind astfel rupte de interfata cu furnizorii. Beneficiul
consta in obtinerea unei viziuni clare asupra fiecarui furnizor in parte, ceea ce inseamna, de fapt, eficientizarea canalului cu furnizorii", afirma Cristian Pielescu.
Pentru managementul magazinelor se utilizeaza LS Retail, cu functii complete pentru gestiunea si automatizarea vanzarilor, bazata pe tehnologii Microsoft si Microsoft Business Solutions. LS Retail este o aplicatie dezvoltata de catre compania islandeza LS Retail pe
platforma Microsoft, reprezentand o extensie a modulelor Microsoft Dynamics NAV cu functionalitati specifice retail-ului ce acopera toate functionalitatile de business necesare in activitatea curenta a unui magazin.
Aplicatia LS Retail opereaza in regim multi-store, avand posibilitate de raportare, control si administrare de la sediul central al fiecarui magazin si al fiecarui punct de vanzare. Aplicatia dispune de un modul propriu de replicare a datelor in teritoriu.
Pentru automatizarea operatiunilor din depozite, s-a implementat o solutie dezvoltata de Novensys, ce trebuie privita ca o extensie a unei aplicatii de gestiune, menita sa automatizeze toate operatiile specifice desfasurate intr-un depozit: receptia si livrarea de
marfa, mutarea de marfa si inventarirea.
Sistemul integrat pe care Novensys l-a pus la dispozitie asigura un control eficient al resurselor si al utilizarii acestora, inlesneste contactul in timp real cu activitatile companiei si posibilitatea de a avea, in orice moment, informatii despre operatiunile activitatii desfasurate la sediul central, la magazinele detinute si la punctele de vanzare.
Prin integrarea aplicatiilor in Microsoft Dynamics NAV se asigura o sincronizare in timp real a datelor,astfel incat baza de date centrala Microsoft Dynamics NAV sa contina in orice moment totalitatea tranzactiilor derulate la sediul central, depozite sau magazine si acestea, la randul lor, sa beneficieze de informatiile actualizate la sediul central, cum ar fi, de exemplu, listele de preturi de vanzare.
Pentru a raspunde cerintei de operare offline in magazine si depozite, in situatia intreruperii
canalelor de comunicatii, solutiile specifice propuse pot functiona local, iar la refacerea comunicatiilor, informatiile vor fi sincronizate cu baza de date centrala Microsoft Dynamics NAV.
Implementarea s-a realizat in mai multe etape, aplicatia modeland tot mai multe procese din cadrul Flanco, inclusiv controlul si administrarea in timp cvasi-real a livrarilor la domiciliu, a produselor aflate in service sau a livrarilor pe baza de comanda in avans, asigurand suportul unei cresteri permanente a calitatii serviciilor oferite pietei romanesti si deschiderea pentru satisfacerea cerintele tot mai dinamice ale clientilor.
Alte beneficii:
• acuratetea datelor din sistem;
• acces mai bun la informatii mai structurate;
• sistematizarea mult mai riguroasa a proceselor;
• diminuarea erorilor umane;
• eliminarea timpilor morti;
• trasabilitatea si gestionarea activitatilor;
• analiza si raportarea in timp real a datelor esentiale;
• randament sporit in prelucrarea datelor si in luarea deciziilor.