Novensys in Presa

Market Watch " Este necesar un proiect pilot la implementarea unui ERP?"

20.09.2010

Implementarea unui ERP este un proces costisitor pentru orice companie atat in termeni de bani cat si de stres in organizatie. Chiar daca valoarea proiectelor locale este inca mica fata de proiectul de 1 miliard USD ratat la US Navy, riscurile sunt la fel de ingrijoratoare.
Implementarea unui ERP este o cale extrem de complexa parcursa diferit de fiecare vendor şi beneficiar. Indiferent de metodologie, exista insa cateva elemente comune prin respectarea carora finalizarea in bune condiţii a proiectului este, daca nu garantata, macar mai previzibila. Printre aceste elemente se afla fragmentarea proiectului pe etape usor de administrat, stabilirea de obiective masurabile pe termen scurt si derularea unui proiect pilot. Cu cat valoarea si complexitatea proiectului sunt mai mari, cu atat creste importanta acordata acestor aspecte. In functie de solutia ERP, metodologia implementatorului si experienţa echipei de proiect, pentru derularea unui proiect pilot, unele companii aleg procesele simple, altele pe cele critice. Îndiferent de abordare, scopul pilotului trebuie sa fie demonstrarea beneficiilor obţinute şi experiementarea reala a lucrului cu aplicaţia.

Necesar sau opţional?

Practica arata ca nu in toate proiectele se desfasoara insa un proiect pilot. Se pune astfel intrebarea daca aceasta etapa este necesara in mod real sau cand este indispensabila si in ce situatii poate fi optionala? In urma unei anchete realizate de Market Watch, am aflat ca majoritatea vendorilor recomanda o astfel de etapa insa nu o considera obligatorie si nu o impun clientilor.
„Metodologia pe care o aplicam in implementarea Charisma ERP recomanda, sustine, dar nu obliga realizarea unui faze pilot inainte de “go live”. Recomandam o astfel de abordare pentru a minimiza riscurile operationale (si nu numai) odata lansata live solutia. Scopul, alaturi de testare, este de a maximiza rata de succes prin identificarea si eliminarea deficientelor intr-un mediu cat mai apropiat de cel productiv. Proiectul/faza pilot se recomanda in functie de complexitatea si de tipul de business al companiei client. Exemplul cel mai elocvent este cel al companiilor ce urmaresc procese in timp real“ ne-a declarat Octavian Ichim, Charisma ERP Implementation Director, Total-Soft.

“Proiectul pilot aduce experienta reala dar în sensul validarii proceselor de business, ca verificarea aditionala, peste perioada de testare, si beneficii precum rafinarea proceselor modelate in aplicatie inainte de “go live”. Uneori este identificat ca roll out initial al sistemului in mediul productiv.” TOTALSOFT

Alte pareri sustin ca nu este necesar un proiect pilot daca sistemul ERP este bine pozitionat pe o verticala de piata. „Un proiect pilot poate fi necesar daca se identifica in cadrul unei analize in cadrul unei companii situatii de activitate specifice pentru care trebuie propuse una sau mai multe solutii de modelare. De asemenea, in situatia intrarii pe un segment nou de piata, pe o activitate noua pentru care sistemul ERP nu a fost înca implementat poate aparea necesitatea derularii unui proiect pilot,” afirma Iulia Dunca, Chief National Business Officer EBS Romania.

“De regula un proiect pilot trebuie sa se focuseze pe probleme critice ale activitatii dar bineinteles ca va integra si procesele de baza din companie pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra intregii activitatii” EBS

Element critic în proiectele complexe

Majoritatea participantilor la ancheta Market Watch au evidentiat necesitatea derularii unui pilot in cadrul proiectelor complexe derulate la companii cu locatii multiple sau care urmaresc procese in timp real. „Dupa parerea mea, un proiect pilot este in mod real necesar in anumite situatii: cand exista mai multe site-uri fie cu distribuire locala sau regionala, cand nucleul de business este comun pentru mai multe companii parte dintr-un grup sau cand exista cerinte de centralizare la nivelul grupului/ companiei. Mecanismul de implementare în situatiile de mai sus ar trebui sa fie usurat/ mai eficient in acest caz; se implementeaza pilotul si ulterior se face roll-out in diverse alte locatii. Avantajul fiind ca se sare peste anumite etape ale implementarii (acestea nu se mai repeta pentru fiecare  implementare in parte: analiza, design pentru partile comune de business etc.“, este de parere Raluca Komartin, Managing Director, LLP Romania.

“Recomandarea este sa se urmareasca corebusinessul companiei respective; intr-adevar se recomanda in aceasta etapa ca implementarea sa se bazeze cat mai mult pe procese standard (existente deja in aplicatie) si mai putin pe dezvoltari/ customizari specifice”  LLP

Scopul principal al derularii unui proiect pilot il reprezinta validarea proceselor de business in cadrul aplicatiei si experimentarea lucrului cu aplicatie, care poate fi un demers nou pe multi angajati sau companii. „Scopul unui prototip este acela de a familiariza clientul cu noua aplicatie. Totodata pentru solutiile ERP consacrate (out-of-the-box), pilotul are rolul de a culege date legate de fluxul de business actual (AS IS) si rolul de a descrie fluxurile de business Out-of-the-box. Finalitatea este aceea de a descrie procesele de business ce vor fi implementate de noul sistem (TO BE) si identificarea diferentelor fata de standard”, afirma Cezar Golumbeanu, President of the Board Novensys.
Totusi, gama de obiective pe care un proiect pilot o poate atinge este foarte larga si tine de strategia fiecarei companii. Exista diferente de abordare si in ceea ce priveste procesele interne pe care trebuie mapat un proiect pilot. Majoritatea specialistilor recomanda in primul rand procesele din categoria ,,mission critical, deoarece acestea induc cele mai mari riscuri in cadrul proiectului de implementare.

“Oracle a creat o extensie a metodologiei clasice de implementare AIM (Application Implementation Method) numita AIM4BF (Application Implementation Method For Business Flow), metodologie orientata pe fluxul de business avand o abordare pe prototip - in terminologia Oracle cunoscut ca CRP – Conference Room Pilot. Mai mult, in functie de complexitatea si numarul fluxurilor de business se poate avea in vedere o abordare incrementala pe grupe de fluxuri livrand componente ale aplicaţiei intr-un termen mai scurt. Beneficiile sunt importante si sunt strans legate de o mai clara constientizare a beneficiilor manageriale ale sistemului informatic.” Novensys

Costuri şi bugetare

Un aspect important in abordarea unui pilot il reprezinta si costurile. Acestea exista, atat prin resursele umane implicate cat si prin timpul adaugat implementarii. Costurile sunt greu de cuantificat si, in general, sunt bugetate din faza de planificare. Totusi aceste costuri pot fi recuperate rapid prin beneficiile livrate in bunul mers al proiectului de implementare. „In general, pilotul se bugeteaza la momentul definirii scopului proiectului si aduce costuri specifice. Insa, per intreg proiectul, cu siguranta investitia va fi recuperata, costurile totale putand fi chiar mai mici. Din punct devedere al timpului, un proiect pilot aduce beneficii prin micsorarea perioadei de stabilizare si fine tuning. Mai mult, aduce beneficii prin experienþa reala si proba fiabilitatii vis-a-vis de asteptarile tuturor partilor implicate in proiect” considera Octavian Ichim.

In cazul Novensys/Oracle ,,abordarea bazata pe prototip nu aduce costuri suplimentare iar extensia de timp este minimala. Trebuie inteles faptul ca o astfel de abordare reduce semnificativ riscul de acceptare de catre viitorii utilizatori ai aplicatiei precum si o mai rapida adaptare a sistemului la schimbarea mediul de afaceri” afirma Cezar Golumbeanu. Costurile unui proiect pilot pot fi privite distinct de procesul de implementare al unui sistem ERP sau pot face parte din procesul de implementare, acest lucru depinde de intelegerile contractuale.
Ce ofera in cele din urma un proiect pilot in cadrul implementarii unui ERP? In mod evident scopul final este reducerea costurilor si a timpului de implementare. „Un proiect pilot aduce informatii detaliate cu privire la modelarea cu ajutorul sistemului ERP a activitatii unei companii atat din punct de vedere al proceselor de baza cat si din punct de vedere al proceselor specifice activitatii. Concluziile principale in urma derularii unui proiect pilot trebuie sa fie daca sistemul ERP este potrivit pentru companie si daca implementarea acestuia aduce beneficiile asteptate,” considera Iulia Dunca.

Stare de fapt

Avand in vedere premisele derularii unui pilot in cadrul unei implementari ERP asa cum au fost amintite anterior, pe piata locala procentul cazurilor in care un astfel de proiect a fost executat difera de la un vendor la altul. Astfel, daca pentru proiectele de Oracle Business Suite derulate de Novensys (primul Certified Partner Oracle Siebel CRM din Romania) si Charisma Enterprise (ambele aplicatii pozitionate ca Tier 1, dedicate companiilor mari ) au fost mentionate procente de 90% si respectiv 50% in restul situatiilor (aplicatii Tier 2, pentru companii medii) se vorbeste de 10-20%.